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广东白云学院电子邮件系统管理规定
阅读人数:     发布时间:2021/07/09

1.目的

为了规范邮箱管理,正确使用和利用邮箱平台,充分发挥企业邮箱的作用,最大限度地提高邮箱的使用率。

2.适用范围

本制度适用于广东白云学院、广东白云工商技师学院。

3.权责

   3.1教育技术中心负责企业邮箱的安全管理和运行秩序维护。

   3.2 各部门(学院)用户负责正确使用企业邮箱。

   3.3 网管员负责学院邮件资料的保密,保证邮箱资料更新及时准确。

4.具体规定

4.1 企业邮箱的申请程序

4.1.1 申请人到OA系统填写“申请部门(个人)邮箱流程”,网管员审核,部门邮箱需经部门领导审核。

4.1.2 网管员根据审核情况,设定申请人用户帐户和初始密码,并在OA系统里回复申请人。

4.1.3 申请人接到邮箱地址后,应立即修改密码,并为该邮箱的使用责任人,申请人应对其邮箱传播的所有活动和事件负法律责任。

4.2 企业邮箱的使用规定

4.2.1 企业邮箱仅限于工作使用,不得从事与工作无关的事情。

4.2.2 邮箱用户不得将其帐号、密码转让或出借予他人使用。如用户发现其帐号遭他人非法使用,应立即向行政部汇报。

4.2.3 邮箱用户在使用邮箱帐号的过程中,必须遵循以下原则:

4.2.3.1用户必须遵守学院相关的网络与信息安全管理制度。

4.2.3.2用户必须遵守所有与网络服务有关的网络协议、规定和程序。

4.2.3.3用户不得以非法目的使用学院的邮件系统。

4.2.3.4用户不得利用企业邮箱进行任何可能对学院的正常运转造成不利影响的行为。

4.2.3.5用户不得利用企业邮箱上传、展示或传播任何虚假的、骚扰性的、中伤他人的、辱骂性的、恐吓性的、庸俗淫秽的或其他任何非法的信息资料。

4.2.3.6用户不得侵犯其他任何第三方的专利权、著作权、商标权、名誉权或其他任何合法权益。

4.2.3.7用户不得利用企业邮箱进行任何不利于学院的行为。

4.2.3.8用户不得利用企业邮箱全学院群发个人日结果日计划、个人周结果周计划、部门内部工作安排、工作回复(只抄送给相关人员即可)。上级有特殊要求的用户并经过审批的除外。

4.2.3.9 用户利用企业邮箱群发文章分享的,内容必须符合学院文化和要求,禁止分享与工作无关的文章、图片等。

4.2.3.10 学院层面的通知、报告、函等,各部门(中心)必须使用部门邮箱以部门名义发送,不得以个人名义发送。

4.2.3.11 如用户发现任何非法使用用户帐号或帐号出现安全漏洞的情况,应立即向行政部汇报。

4.2.3.12  用户离职时,在未办离职手续的情况下,其部门负责人必须第一时间通知网管员;如已办离职手续的,人力资源部必须第一时间通知网管员。人力资源部必须于每月1日将上月离职名单统计给网管员,并抄送给部门(学院)主管领导,网管员必须以此及时更新邮箱名单。

4.2.3.13任何违反以上规定的用户,按学院相关规章制度处理。同时,网管员有权随时中断或终止使用人使用邮箱帐号的权利。给学院造成重大损失者,立即开除并移交公安机关处理。

4.3网管员的工作职责

4.3.1根据学院对邮箱管理的安全需求、风险评估后的安全隐患提交解决方案、风险管理控制措施等。

4.3.2及时给各部门提供邮箱各类技术支持,保证各部门工作顺利开展。

4.3.3 定期检查邮箱的使用情况,对不按规定使用邮箱的用户给予口头警告,三次以上的屏闭其邮箱使用权。

4.3.4 定期更新、删除邮箱名单,确保邮箱资料的准确率。

4.3.5 根据学院发展的需要和要求,对邮箱设置及时做出调整。

4.3.6 定期维护和检查外部托管机器、设备,保证其能正常运行。
   4.3.7
对邮箱的申请资料,应认真审核,确保审批正确、资料正确、申请的符合性。

5本规定最终解释权归教育技术中心,此前与本规定相冲突者,均以本规定为准。