随着信息化时代的快速发展，电子邮件已成为我们日常工作中不可或缺的沟通工具。经过多年的信息化建设和积累，我校拥有专业的办公邮箱（域名mail.baiyunu.edu.cn），该邮箱是一个企业级的办公邮箱，功能强大、安全可靠。为此，我校于2019年发布了《广东白云学院电子邮件系统管理规定》，该文件对我校电子邮件系统管理和使用的目的、范围、职责、程序等做出了明确的指导。

近期，我们发现部分教职工采用个人QQ邮箱等非广东白云学院邮箱作为接收学校各类办公文件的邮箱，存在着严重的信息安全隐患。为了进一步规范我校教职工的办公邮箱使用，保障校园信息安全，提高工作效率，现将有关事项通知如下：

一、统一使用校园办公邮箱

请各位教职工务必使用由学校统一配备的校园办公邮箱进行教学、科研及行政工作相关的邮件沟通。校园办公邮箱不仅代表着您的身份，更是学校对外交流的重要窗口。统一使用校园办公邮箱有助于维护学校的形象和信息安全。需要开通办公邮箱的教职工可通过“云之家”或者“一站式”服务平台发起“部门(个人)邮箱申请”办事流程进行申请，管理员将及时进行处理。

二、加强密码安全管理

请各位教职工定期更换校园办公邮箱的密码，并设置复杂且不易被猜测的密码。避免使用生日、电话号码等容易被他人获取的信息作为密码。同时，切勿将密码透露给他人，以免造成不必要的安全风险。

三、注意邮件内容安全

在发送和接收邮件时，请确保邮件内容的安全性和保密性。避免在邮件中发送敏感、机密信息，如个人身份证号码、银行账号等。如有必要，请使用加密附件或安全链接进行传输。

四、合理使用邮件资源

请各位教职工合理使用校园办公邮箱提供的资源，如邮件存储空间等。避免因个人邮件过多而占用过多公共资源，影响学校整体的网络运行。

五、配合信息安全工作

教育技术中心将定期对校园办公邮箱的使用情况进行监控和维护，确保系统的稳定性和安全性。请各位教职工配合信息中心的工作，及时反馈使用过程中遇到的问题和建议。

请各位教职工务必高度重视此次通知，切实遵守上述规定，共同维护广东白云学院校园办公邮箱的安全和规范使用。如有任何疑问或需要协助，请随时通过“云之家”联系我们。

教育技术中心邮箱系统专线：020-89913855（内线8155）

联系人：江老师